1) ¿Qué es y cómo se realiza una rueda de prensa?
En el texto "La conferencia de prensa, una herramienta fundamental para el éxito de las relaciones informativas" (2005) de Antonio José Morelo, se menciona que la conferencia de prensa es una reunión convocada por una fuente informativa para dar cuenta de una determinada información a los medios de comunicación. Complementando aquella definición, en el texto de la Universidad de los Illes Ealers, también se asimila lo mencionado anteriormente, puesto que se define a la rueda de prensa como un acontecimiento informativo convocado por un organismo y entidad al que son invitados los medios de comunicación para que allí informen de lo que suceda o se diga.
Ventajas de la rueda de prensa
- Tiene un carácter interactivo, permite el feedback inmediato de los periodistas.
- La empresa subraya su condición de fuente de información.
- Los periodistas obtienen datos oficiales de forma directa.
- Se fomentan los contactos personalizados y se da a conocer el "rostro" de la organización.
- Ruedas de prensa convocadas por asuntos de carácter técnico: se utilizan para el lanzamiento de nuevos productos, nuevas actividades industriales, diversificación de la producción, etc.
- Ruedas de prensa organizadas por aspectos corporativos: sirven para la presentación de directivos, posicionamiento ante situaciones de crisis, reestructuración o cambios de una organización, etc.
- Ruedas de prensa que abordan asuntos de actualidad: a través de esta rueda de prensa se comunica una respuesta a una acción del gobierno, reacción a determinadas acciones de la competencia, etc.
- Elección del día y la hora: este es uno de los elementos primordiales, debido a que si se quiere tener el impacto pretendido planificado con anterioridad, los organizadores de la rueda de prensa deben establecer un horario que no coincida con ningún acontecimiento que pudiera restarle protagonismo, para ello en los textos se plantea que el horario más adecuado para el evento es desde 11:00 hasta las 13: 00 pm o antes de las 18 h 30 pm.
- Sección del lugar: el lugar elegido debe estar en consonancia con la imagen que desea transmitir la entidad, además es muy importante que aquel espacio cuente con suficiente luz, ya sea artificial o natural, tenga dispositivos técnicos adecuados, entre otros aspectos.
- Elaboración de la lista de periodistas invitados y envío de la convocatoria: los organizadores de la rueda de prensa, deben invitar a profesionales de la información tanto de medios generales como de especializados.
- Preparación de un dossier de prensa: el dossier es un conjunto de documentos que contiene informaciones generales y detalladas sobre el tema que ha motivado la reunión con los periodistas. El momento adecuado para la entrega de aquel documento suele ser al inicio de la conferencia.
2) ¿ Qué es la formación de portavoces y a qué hace referencia?
Cuando hablamos de formación de portavoces, hacemos referencia a la preparación de personas para incrementar sus habilidades de comunicación a través del uso de diversas herramientas y técnicas que les permitirán enfrentarse con mayor serenidad y naturalidad ante un público. Además, dicha formación es un tema primordial dentro de la Estrategia de Relaciones Públicas de una empresa y debe ser acometida por los expertos de la materia.
Asimismo, dado que las empresas deben estar preparadas para mantener una línea de comunicación coherente, acorde a sus valores corporativos y con el mensaje que se intenta transmitir en cada momento, la formación de portavoces no solo debe ser limitada en la parte física de la comunicación (postura, tono y pronunciación), sino que también tiene que centrarse más allá de los mensajes que piensan transmitir.
En la página web "Cicero" (Agencia de comunicación especializada en salud) , se plantean varias técnicas que un buen portavoz debe dominar:
- Saber hablar en público: los portavoces deben aprender a hablar en público, pero sobre todo, deben saber enfocar sus mensajes para los periodistas o "hablar en titulares".
- Seleccionar los mensajes clave: los portavoces deben aprender a distinguir y decidir cuál es el mensaje clave que quieren dar en un momento determinado, ya que de lo contrario, pueden transmitir un mensaje confuso a los periodistas.
- Conocer a los periodistas: se debe conocer a profundidad cómo son los periodistas y los medios en los que ellos trabajan, puesto a que los mensajes emitidos pueden variar de sentido.
- Líneas de comunicación: el manejo de las líneas de comunicación de una empresa es fundamental, por ello, los portavoces deben estar alineados y emitir los mensajes en una misma dirección para evitar confusiones.
- Público de los mensajes: los tipos de mensajes y palabras que un portavoz utilice deben ser acordes al público al que se va a dirigir, ya que no es lo mismo hablar para un colectivo profesional que ante un público general.
- Situaciones complicadas: una de las capacidades que debe tener un buen portavoz es la de salir airoso de situaciones complicadas que pueden darse en entrevistas, por ejemplo, si durante una rueda de prensa un periodista hace preguntas comprometidas a un portavoz, aquel deberá mantener la postura y dar una respuesta adecuada.
3) ¿Qué herramientas hay para trabajar en comunicación interna?
Para la página web "Concepto.de", la comunicación interna de una empresa u organización establece vínculos informativos de diversa naturaleza entre sus propias partes, ya sea desde las cúpulas directivas hacia los trabajadores o viceversa, o entre compañeros de un mismo departamento.
- Manual de acogida: busca la mayor y mejor integración de los empleados.
- Manual de empleados: es el elemento de apoyo en el labor de los trabajadores de la empresa, sirve para: situar el entorno de la empresa, presentar los organigramas, etc.
- Manual de funciones: contiene definición de funciones, títulos del puesto de trabajo, categoría jerárquica, entre otros.
- Manual de procedimientos: en el se encuentran las instrucciones para realizar diversas tareas, además, se encuentra dividido por áreas de la compañía o grupos con intereses comunes.
- Carta del presidente: busca dar la bienvenida a quienes se incorporan a la empresa, reconocer o felicitar a los empleados por su buena labor o fechas importantes, etc.
- Monitoring: se utiliza para buscar la información necesaria para la preparación de boletines, para su distribución y almacenamiento en una base de datos.
- Reuniones de integración: busca transmitir información sobre la cultura empresarial a los empleados.
- Reuniones de trabajo, informativas y formativas: buscan la transmisión de información importante y adecuada del gabinete de comunicación o de otros departamentos.
- Grupos de mejora: tienen como objetivo solucionar problemas específicos (deben realizarse una vez a la semana como mínimo).
- Videorevista: herramienta audiovisual que busca involucrar a los empleados con la empresa, así como a sus familiares.
- Línea directa: su propósito es el de recoger las necesidades de información que hay dentro de la empresa, pues cualquier empleado puede utilizarla para hacer comentarios.
- Nota de respuesta obligada: busca fomentar la retroalimentación entre los empleados y jefes.
- Dossier informativo: son documentos e informes técnicos sobre temas específicos.
- Informe anual o memoria: es la rendición de cuentas de los altos mandos.
- Circulares internas o memos: son documentos en los que se transmite información concreta e importante para los empleados.
- Libro de estilo: en el se encuentran el conjunto de normas que intenta unificar la imagen escrita de la empresa.
- Jornadas de comunicación: eventos en los que se junten diversas herramientas de comunicación para que se mejore la integración entre los trabajadores.
- Módulos de formación: son utilizados para orientar a los empleados en sus funciones o en las normas y protocolos que se sigue en la empresa.
- Periódico: contiene información importante para los empleados. Además, es un medio de expresión y relajamiento para ellos.
- Intranet: es el medio electrónico que según sus usuarios: es fácil de entender y simple de extender, brinda facilidad para su publicación, tiene acceso a base de datos, etc.
- Entrevista anual: ayuda a establecer una comunicación directa con los empleados para fomentar la retroalimentación entre éstos y los altos mandos.
- Jornada informativa: evento que se realiza para aclarar dudas y para recordar o presentar información a los empleados.
- Carteles: son herramientas gráficas que recuerdan a los empleados los eventos a realizarse, o de información que necesitan saber.
- Revista: es un medio y enlace útil entre la empresa y los trabajadores, debido a que puede ser la carta de presentación de la misma , por lo que debe ser creíble, participativa, periodística y con imágenes.
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